Il problema: la risposta esiste, ma nessuno la trova
Un'impresa di costruzioni e topografia vive di piccoli dati. Quando arriva il ferro d'armatura. Cosa diceva l'ultimo rilievo. Chi ha quotato cosa, e quando.
Quei dati esistono. Sono solo sparsi:
- Note vocali registrate camminando in cantiere
- Foto di un disegno annotato
- Fogli di calcolo inviati via mail una volta e mai più aperti
- PDF di fornitori e catasto
- Messaggi in una chat di gruppo che entro mezzogiorno è già scorsa via
Chiedete «quanto abbiamo speso in armature a settembre?» e la risposta è in un foglio di calcolo. Chiedete «quando arriva la prossima consegna?» e sta in una nota vocale di martedì. Nessuno tiene a mente entrambe.
Così si chiede a un collega. Il collega va a cercare. Ora sono due persone che non lavorano.
Perché una ricerca non risolve
La ricerca trova documenti, non risposte. Digitate «armature settembre» e ottenete cinque fogli. Dovete comunque aprirli e sommare a mano.
E la maggior parte degli strumenti di IA documentale non sa fare i conti. L'approccio abituale è spezzettare tutto in paragrafi, trovare quelli che somigliano alla domanda e passarli a un modello linguistico. Funziona per «cosa dice la nostra politica di sicurezza?». Crolla su «quanto abbiamo speso?».
Una ricerca per somiglianza trova le righe. Non sa sommarle. E non può dire quale riga ha usato, quindi non è verificabile.
Per un'impresa che firma contratti su quei numeri, una risposta non verificabile non è una risposta.
Cosa abbiamo costruito
Un assistente interno, in croato, che il personale usa come una chat di gruppo.
Tutto finisce in un unico posto: messaggi scritti, note vocali, fogli di calcolo, PDF, foto. Poi chiunque può fare una domanda alla chat e ricevere una risposta con il link alla fonte.
A tutto ciò che arriva succedono due cose.
Primo, viene conservato. Grezzo e subito, prima di qualsiasi elaborazione. Niente viene scartato perché un classificatore ha avuto una giornata storta.
Secondo, un filtro decide se è un'informazione di lavoro. «La consegna arriva giovedì» lo è. «Chi vuole un caffè?» no. Ciò che passa viene elaborato due volte:
- Come fatti in una tabella: fornitori, date, importi, materiali. È questo a rendere possibili i calcoli.
- Come significato ricercabile: così «armatura» trova anche «ferro per cemento armato», e una domanda formulata alla buona va comunque a segno.
Quando qualcuno chiede, l'assistente usa entrambe le vie. Lancia una vera interrogazione al database per i numeri e una ricerca per significato per il descrittivo, poi risponde combinandole.
Ogni risposta mostra da dove viene
È la cosa a cui il cliente teneva di più.
Sotto ogni risposta ci sono i link alla fonte. Non «secondo i vostri documenti», ma un link alla riga esatta del foglio, alla pagina del PDF o al messaggio da cui arriva il numero. Si tocca e si atterra su quella riga, evidenziata.
Cambia il rapporto con lo strumento. Una risposta che si verifica con un tocco è una risposta su cui si agisce.
Le date escono dalla conversazione
Il lavoro in cantiere si programma di sfuggita. «Il rilievo lo facciamo giovedì» si dice una volta, in una nota vocale, e non si scrive da nessun'altra parte.
L'assistente legge queste menzioni e le porta in un calendario, con un link alla frase da cui provengono.
Un dettaglio ha contato più del previsto. Le persone sbagliano regolarmente metà di una data: dicono «domenica 18» quando il 18 è venerdì. Invece di lasciare che l'IA scelga in silenzio con tono sicuro, l'incongruenza viene segnalata a una persona. Una data sbagliata che diventa silenziosamente un impegno è peggio di nessuna data.
Le parti difficili
Il croato è mal supportato dagli strumenti standard. La maggior parte dei motori di ricerca testuale include l'inglese e una dozzina di altre lingue. Il croato non c'è. Abbiamo dovuto scrivere noi il trattamento linguistico, incluso un bug per cui đ attraversa immutato il passaggio standard di normalizzazione del testo, così che ogni ricerca di un nome come Đuro falliva in silenzio. Ora esiste un test che serve solo a impedire che qualcuno lo «semplifichi».
Il filtro promuove, non cancella mai. I messaggi e i file originali restano sempre. Il filtro decide solo cosa prosegue nell'elaborazione. Così, quando lo miglioriamo, possiamo rieseguirlo su tutto lo storico: impossibile se la prima versione avesse buttato via qualcosa.
È un'app per telefono, perché il lavoro si fa fuori. Chi sta in cantiere non è a una scrivania. L'app è pensata per l'uso con una mano nel furgone o sul posto: registrare una nota vocale, fotografare un disegno, fare una domanda.
A cosa si presta questo schema
Non è specifico dell'edilizia. La stessa forma si adatta a qualsiasi azienda in cui il sapere è reale ma disperso, e in cui una risposta sbagliata ha conseguenze:
- Servizi professionali: storico dei progetti, perimetro degli incarichi, chi ha concordato cosa
- Manifattura: condizioni dei fornitori, specifiche dei componenti, storico dei guasti
- Immobiliare e facility: registri di manutenzione, costi per sede, storico degli appaltatori
- Qualsiasi azienda che vive su una chat di gruppo: dove la memoria aziendale è davvero nella chat, e se ne va con le persone
Vale la pena ripetere le due cose che lo fanno funzionare: unire vere interrogazioni al database e ricerca per significato, e citare la fonte esatta. Senza la prima, non sa contare. Senza la seconda, nessuno si fida.
